原来红透半边天的翻译官竟然是这样工作的

作者: eteams2016-07-13 11:36

《翻译官》掀起了一阵热播,让大家对光鲜亮丽的翻译师这一职业无比向往。那么日常生活中,真实的翻译官都是如何工作的呢?


求实翻译是一家大型翻译公司,翻译语种涉及英语、法语、德语、日语、葡萄牙语、西班牙语、俄语等多国语言,在北京、上海、台湾、香港等地均设有分支机构,旗下在职翻译师有100多人。


庞大的业务量及越来越多的翻译师让求实翻译的团队管理变得越来越困难,经常会出现:

1.    沟通成本高,要挨个打电话才能找到合适的翻译师;

2.    派件重复,派件员并不知晓翻译师时间是否被占用,导致重复派件;

3.    翻译进程难把控,经常出现拖稿迟交的现象;

4.    费用审核时间长,财务派发翻译费不及时;

……





这大大影响了求实翻译的发展脚步,因此,他们开始寻求企业管理的出路,从而提升沟通效率、减少工作内耗、加快工作节奏。

几经对比后,他们最终选择了eteams。来看看在eteams的帮助下,求实翻译发生了哪些翻天覆地的变化吧!


1
按语种划分项目组,人员查找更方便


以前派件员接到稿件后,得翻出员工通讯录,拨打内线找到翻译师询问其时间,大大增加了沟通成本。

现在,有了eteams后,查找翻译师更方便。直接打开“企业微信”聊天窗口,询问时间安排。如果翻译师有空,立刻建派件任务。



如果在职的翻译师都没空,求助兼职翻译师也比之前方便。完善的员工通讯录,让派件员打开eteams就可以查找到兼职翻译师的电话号码和邮箱地址,想咨询咨询,想派件派件。


2
翻译进程把控到位,不再拖稿


求实翻译的派件员会按月和语种设立项目,添加自己为负责人,翻译师和校稿师为参与人,按照【待翻译】、【翻译中】、【翻译完】、【校稿中】、【校稿完】、【费用结算】等几个步骤,推进稿件翻译。


每每接到翻译稿件后,派件员会根据稿件内容,咨询擅长这种题材的翻译师。双方达成交件时间后,派件员会以稿件名建立一个任务派发给翻译师。


翻译师认领了任务后,将任务从【待翻译】移动到【翻译中】,完成后自动拖动到【翻译完】。


看见翻译师完成翻译后,派件员会联系其他有空闲的翻译师做这篇稿件的润稿。同理,把确定下来的校稿师添加为参与人。而校稿师开始后会把任务拖动到【校稿中】,完成后移动至【校稿完】。


派件员核对文章内容无误后,会把这个任务拖动到费用结算栏,并提交费用结算申请。

自此,整个翻译过程尽在派件员一手掌握。如果翻译师久久没有动静,还可以催办一下。这样,很少会出现拖稿和延误的现象,整个团队的工作效率大大提升!


3
善用日程安排,避免派件重复


但是,如果仅仅是按照项目任务制来进行翻译的流程管理似乎并不能避免上文提到的派件重复现象。而任务转日程这个功能,则很好地解决了这个问题。


每次建立派件任务后,派件员都会利用“任务转日程”这个功能,将任务写进翻译师的日程安排中,并设置成交件前1小时自动提醒。


这样好处有二:

  • 避免翻译师拖稿,他收到提醒后,会优先完成这篇稿件的翻译;

  • 其他派件员看到这名翻译师日程已经满了,会联系其他翻译师,避免重复派件。


4
用流程审批,费用结算超便捷


翻译师完成稿件,派件员检查无误后会提交费用结算申请。在这张申请表中,会写明翻译字数、完成时间、是否需要扣款等内容。更为重要的是,派件员在提交申请后会关联该翻译任务。这样,财务在审批时有了文档作为佐证,放款也更容易。


5
翻译文件统一存档,查找更方便


之前求实翻译的所有文档都是留在派件员和翻译师的电脑中,某些类似文件翻译后不会形成标准模版,拿出来学习共享。


在启用eteams之后,这个现象大大改观。所有翻译稿件按照语种和文件类型统一保存。而受客户好评的稿件还会在公共文件夹里共享出来,供所有翻译师学习。另外,一些稿件例如护照、结婚证等文件材料,还会形成统一的翻译模版,放在eteams公共文件夹中,供新人参考。


好的经验得以分享和传承,这让求实翻译的翻译效率大大提升,翻译水平也受业界称赞。



总结


虽然求实翻译才启用eteams短短半年,但是却已经发生了翻天覆地的大变化。现在所有“翻译官”都享受到了eteams带来的工作便利,也越来越爱在eteams做分享和讨论。今后,他们还会有更多的工作需要依靠eteams去完成。他们坚信,eteams还会给他们带来意想不到的工作革新!



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