eteams让公益管理更透明

作者: eteams2016-06-21 14:13

i公益是由一群90后创建的社会公益服务组织,主要为一些身患疾病的儿童提供医疗和物资救助。

 

i公益的主要工作集中在以下几个方面:


由于团队成员需要经常出差对接项目,又经常会有新的成员加入,所以和其他公益组织一样,i公益在刚开始组建的时候就遇到沟通不畅、信息不集中、知识管理成本高的问题。

如果不把这些问题解决,一个好的公益组织很可能就会运营不下去。

 

在仔细斟酌了之后,i公益的创始人决定尝试使用团队协作工具,帮助他们处理纷繁复杂的工作内容。

果然上手后,内部管理大改观!

 

协作沟通更顺畅


由于成员大多需要出差对接项目,所以原来沟通主要依靠邮件和IM工具。不仅沟通效率低下,信息整理起来也非常困难。而且这些讨论的结果鲜有成为之后的代办事项,更别提任务进度了。

但是,当所有工作全部转移到eteams上处理之后,无论多琐碎的小事都可以创建任务,添加参与人或共享人,建立基于任务的事项讨论。 团队负责人也可以随时查看任务进度和处理结果。


举个例子:

以一个A市白内障医疗小组项目为例。小张前往A市与医生接洽,接洽内容会随时在eteams里的任务底下汇报;要到医生资料后挂到任务附件里。即时小张人不在办公室,也可以通过eteams与团队成员沟通、协作。



另外,所有任务的进展和日程的变动都会即时推送到你的手机上。在出差的日子里,工作就像在办公室一样。

 

信息互通有无


对于一件事的讨论,在没有使用eteams之前,可能分散于QQ/微信/邮件/短信/电话等各个地方,这些讨论的内容和结论四散在各处,无法形成沉淀信息的过程。如此一来,这不仅让信息的接受变得困难(同时需要查阅多个工具),而且让信息的整理和归档变得异常困难。但是启用eteams之后,所有分享、文件、讨论都存在一处。


再举一个例子:

还是以刚刚的A市白内障医疗小组项目为例。关于这个医疗小组的成员信息、医疗设备水平、就诊接待能力等等各种资料,都会与项目相关联,存在文档里,可以随时查阅。有讨论,也可以在项目中进行,早做部署和安排。



另外,这个项目成功后,如果有后续类似项目,还可以把该案例共享给其他小组成员,汲取经验。

 

捐赠过程更透明


i公益选择了eteams还有一个重要原因就是eteams的审批流程功能简直是强大到没朋友!


当敲定一笔费用捐赠的时候,i公益需要走一个捐助流程。里面详细记载了受捐赠对象的详细信息和捐助款项。有时候这笔款项十分紧急,真的是救命钱,哪怕团队成员远在外地,也可以通过手机操作,快速捐赠。


有时候需要严苛审查,每一位审批人都会对该流程进行反复核实,确保善款能够帮助到那些真正需要帮助的人。

通过eteams完成的审批流程都有记录,i公益每隔一段时间会公布出来,让捐助人知道自己的钱款用途,让公益变得更加透明!

通过这样一个过程严苛但操作简单的流程,i公益帮助了成千上万的患者,打败病魔,恢复健康。

 

i公益的公益行为还在继续,未来会有更多人受益。eteams也很开心可以助力这样一个公益组织,让未来受益!

 


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