传统五金企业重启项目管理模式,变传统为不同

作者: eteams2016-01-20 17:25


研究对象

江门市蓬江区昇祐五金电器有限公司

为香港W.M.M Group集团旗下的分公司,是一家专门生产、设计和销售不锈钢、塑料家庭用品的专业企业,产品主要出口到欧美地区。


主要问题

项目管理太松散、审批过程太漫长、

部门间沟通不顺畅


为了效率管理,进一步释放企业活力,昇祐五金企业负责人Eason Yang果断动用了办公神器eteams,让原本复杂的项目管理,变得轻松加愉快。来看看,这家传统企业是怎样告别传统,释放出企业活力的。

 


弃用表格 直接用项目看板把控进度



IT部负责人Tom跟我们介绍说,之前公司进行一系列生产加工的时候,是用一张excel表做进度管理。于是生产项目流动不起来,永远是事项已经进行到下一步了,表格还在修改中。

采用eteams看板管理后,项目进度一目了然。

美国客户需要的花园刀具已经在生产了,英国客户的不锈钢刀剪开始质检了,法国客户的厨房用具需要报关了,每个订单处于怎样的环节,都清晰明了。

事必躬亲的领导,只要看一眼项目看板就可以推进手头上多达数十个订单,而且每个订单他都可以参与其中,完全不花费过多的时间与精力。

 




告别内部邮件、QQ、微信沟通 有事直接@


Tom坦言eteams最大的优势就是让沟通变得更加快捷,方便事项的快速推进。以往公司沟通事项依靠的是QQ、微信和内部邮件。一个订单的生产讨论一会是在用QQ、微信沟通,一会又写邮件告知,导致整个工作沟通变得非常慢,也十分碎片化。难以形成可回顾可借鉴的内容。

现在,同事们之间的沟通都在eteams里进行。在一个订单的生成过程中,碰到一个产品需求模糊不清楚时,@一下业务经理,瞬间解释明白;有什么细节需要注意的,@一下参与人员,留言描述清楚。在@这个动作完成后,对应人员的电脑和手机都会收到消息提醒,方便快速做成反馈。

Tom表示他们就是需要这样的沟通模式,基于订单项目产生,围绕项目开展。沟通更有目的性,内容也会永久保存。如果下次碰到类似问题,直接可以从之前的项目中找到经验,复制运用。



流程快得飞起来 再也不用苦等领导签字了


要想项目玩得转,怎么可以忍受流程走了几天还没结束呢?

现在采用eteams流程审批后,Tom迅速搭建了一套公司内部流程系统,彻底告别审批卡壳的现象。当客户尾款进来后,业务经理只要提一个开票流程,财务审核无误后,当天就能将需要的发票开具出来。后期还可以根据这些流程做业务数据统计,省时省力。

Tom表示这套流程审批系统搭建完成后,员工和领导都高兴。员工开心的是自己的报销单、请假单很快就能够得到处理,感觉自己受到了公司重视;领导也开心于不论自己身处何地,只要拿出手机就可以处理公务,什么审批都可以分分钟搞定。

 



在Tom看来,虽然昇祐五金是一家传统企业,但是玩法可不传统。Tom坚信:“没有玩不转的项目,只有转不起来的人。”借助现代化的管理力量,让每个人都转起来,项目自然也将流动起来了。



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