巧用表单收集数据 大大释放财务生产力

作者: eteams2015-10-27 17:10

表格功能发布后,一时间大热,受到了众多用户的追捧,纷纷表示有了这个黑科技之后,数据上报更迅速、信息统计更便捷。一手店的CIO周毅先生更是将公司的使用案例,撰写成文,讲述单单一个表格模块,是怎样将财务从繁重的数据收集、统计工作中解放出来的。


我们一手店是做熟食专卖的,在北京、沈阳、哈尔滨、太原、西安等城市有超过1000多家门店。而针对每家门店的熟食品销售量统计,是我们财务每天都要进行的工作。但是我们前台门店并没有使用系统,所有销售情况都是由分公司的统计财务进行电话统计的。

那么每个地区仅此一项工作就需要3-4 个人每天打3个小时左右的电话才能把这个事情沟通清楚,并录入excel表格。特别是到了年节假日,我们一天可能要反复拨打多个电话进行多次统计数据来判断销售趋势。这给我们的财务工作带来了不小的难度。而一个偶然的机会,我们发现eteams新增的表格功能,可以很好地解决我们的难题,将财务从繁重的销售统计工作中解放出来。


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制作熟食销售表单,统一上报规范

首先,我把需要统计的类目,做到一个自定义表单里,形成统一且规范的上报模版。eteams里的表单制作功能十分强大,只靠简单的拖拽和排版,就可以完成一个美观的销售统计表单。

这个表格做好后,可当成模版使用,下一次统计时,只要在“更多”里点击“复制”即可。


2
数据上报更便捷,变被动为主动

紧接着我们把不同区域的人添加到一个微信群组中,并将刚刚做好的表单外部分发地址粘贴到群里。这样,门店的人只要打开链接就可以填写销售数据,电脑、手机都可以填写。

所以,我们的财务不再需要每天打电话沟通每天到底卖了多少量的熟食产品,门店的工作人员会主动把一天的统计结果上报过来。


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免去手动录入,自动生成统计报表

数据收集完成后,我们就可以进行结果统计了。在表单中我们可以清晰地看见哪家门店销售量最多,每天各个不同品种的熟食销售总量是多少。这些数据可以自动生成表格并导出,方便我发送给财务总监和营销总监。而公司会根据这些数据,调整不同熟食的生产量,甚至结合销售数据进行一系列的营销活动,例如在销售量较低的门店搞促销活动,在销售量居高的门店做用户回馈。

使用了eteams之后,原本3-4个财务需要忙活3个小时的事情,现在一个财务15分钟就搞定了,效率提升了近40倍。而eteams的功能,还不仅仅体现在工作效率提升这一方面。总结下来,eteams的表单模块帮助我们做到了:

1、门店填写数据的格式规范了;

2、提报及时,可以在很短时间内就收集到数据;
3、统计容易,系统会自动生成统计表格,连财务做表的时间都省去了;

4、由于可以停止发布,所以我们可以对门店提出上报时间的要求,在规定的时间内提交数据,过时就提交不了,这样对应的处罚制度也就生成了。


而就在写这篇文章的时候,我听说eteams已经发布了一个全新的,数据上报的功能,将更符合我们的需求。采用数据上报收集上来的熟食销售量,如果填写有误,我可以退回,如果发现某款熟食销量好,我可以直接在表单下询问明天是否要增加进货量。这样减少了数据统计出错率,同时也增进了我们跟各门店的联系。更妙的是,后期,还可以跟微信企业号对接,不再需要通过建微信群的方式来分发链接,分店的工作人员会收到企业号中的消息提醒,直接填写即可。


所以,表单模块虽小,功能却无比巨大。这只是表单模块外部分发衍生出的一个功能,我相信不仅仅表单模块,其它模块也有很多亮眼的功能值得我们去发掘去运用。我们坚信只有善用软件,积极利用移动互联网,才能发掘出员工身上更大的价值,实现企业的增收、节支和创新。



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