活动筹备中的沟通与协作

作者: eteams2015-08-31 15:48

对某些企业而言,“活动营销”是最重要的销售环节,一个企业可以不做广告,但决不能不做活动,“活动营销”几乎是吸引人气、积累客户的不二之选。

但是,活动虽易,组织不易。

你办活动时遇到过这样的问题吗?

前期沟通不到位,活动前一天才发现需要的物资还没有采办;

任务分配不明确,每个人都在收拾别人的烂摊子;

客户邀约出纰漏,搞不清当天到底来了多少潜在客户;

现场服务体验差,客户想咨询但却不知道该找谁

……

上述种种问题,都是因为活动中的“协同”与“沟通”没有到位。

那么该如何做好“协同”与“沟通”环节呢?

eteams给你答案。

通常,我们会将一场活动分为【策划阶段】、【筹备阶段】、【活动现场】、【活动总结】几个阶段,特别适合使用eteams的目标模块进行调配。


1
策划阶段(活动主题、策划方案)
2
筹备阶段(物料准备、客户邀请、其他准备)
3
活动现场(人员安排、现场协同、客户接待)
4
活动总结(资料上传、总结报告)
5

后期收尾(费用报销、流程审批)


以eteams的CIO俱乐部沙龙活动为例,首先创建新目标,命名为CIO俱乐部沙龙。将任务详情填写完成,同时添加相关人员,并规定目标的时间截点。为了方便日后查找,还可设置相应标签。


【策划阶段】

1.确定活动主题;

2.撰写活动方案。

在策划阶段,一般由负责人牵头,开会讨论活动主题和活动大致方向。

紧接着进行活动策划,并确定策划方案。


【筹备阶段】

这是活动成功与否最关键的阶段。所以在这个阶段人员的沟通与协作,显得尤为重要。

1.任务分配

负责人王朗将任务细分为物料准备、客户邀约、其他准备几项,并分配给相应的参与人。目标一旦创建,大家都会收到提醒。

重点项目,如客户邀约,还可以标记紧急程度。

这样的目标细分,让每个人都知道自己该干什么,什么工作是最紧要的,该在什么时间点之前完成。分工明确、一目了然。

参与人在接收到任务后,可对任务细分,也可@小伙伴来一起参与协作。这样大大减轻了沟通成本,提升了协作效率。

如物料准备中,袁辉将任务细分为背景板、易拉宝、邀请函、PPT、主持稿、嘉宾发言这些分任务,并分配给相应的文案人员、设计人员去完成。

2.协作沟通

任务完成后可将成果通过附件上传。而相关负责人和参与人也可在任务下发表评论、提出修改意见。这样省去了开会讨论的时间,并且可以在成果上传后第一时间集中收到大家的反馈。



3.客户邀约

除了可进行任务分配和任务反馈,eteams的目标模块还可以进行客户邀约管理。

销售可将邀约成功的客户信息上传到客户模块中,方便帮助客户预定票务和安排住宿。客户名单被统一管理后,也方便销售后期进一步跟进。

4.进程把控

使用eteams后,目标的进展情况,也会直观反应在任务进度条中。什么时间过去一半了,任务才完成33%,那可得抓紧了。

【活动现场】

活动现场是活动营销见真章的环节了。在这个环节,最为重要的就是工作人员的安排。以往进行工作安排,可能是邮件通知+微信告知的方式。这样导致的结果是邮件太多,被漏看;微信太多,被忽略!结果到了现场,每个人都很忙,却都不是在自己该有的岗位上忙。

这个时候,其实只要在eteams中上传一张沙龙岗位安排表,@一下小伙伴就可轻松搞定。

每个小伙伴会在第一时间收到通知。而查阅与否也一目了然。

于是乎,每个小伙伴看了这张表之后,就立刻知道自己在活动当天的位置,做好客户服务工作。


【活动总结】

活动成功举办后,通常公司还会做一些总结性的工作。

如现场照片归档、客户评价收集、活动总结分享。

以前,可能需要一个移动硬盘或者网盘去保存这些珍贵的资料。但是现在,您可以选择一种更高端的方式,把照片、评价、文档,通通上传到eteams文档库中,方便全公司的人员下载和使用。


【后期收尾】

活动圆满结束了,但是活动中的产生的采购费用、交通费用、出差流程等等需要审批。这个时候就可以在eteams目标下新建流程。这样,方便所有人的流程统一管理和查看。

这样,一场原本纷繁复杂的CIO俱乐部沙龙活动,就轻松搞定了。无论是任务分配还是客户邀约,都可以井然有序地进行,而活动中的文档、照片、PPT也可一键上传、永久保存,甚至跟活动相关的流程都可以随时提交,及时审批。


怎么样,在eteams下进行项目管理是不是前所未有的轻松愉快呢?


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