“离婚律师”的高效办公法

作者: eteams2015-08-03 10:05

我是一名离婚律师,我们的工作不像电视中演得那么光鲜亮丽,相反,却十分复杂。工作中需要高效处理手头工作,进行大量的文档管理和客户管理。因此,我们一直在寻找一款合适的软件,可以提升我们的工作效率,方便我们的知识管理和案件管理。一个偶然的机会在朋友的推荐下开始使用eteams,发现这正是我们想要的。

1.多进程任务管理

众所周知,律师的工作是多而零碎的,我希望一方面能够有条理地完成这些工作,一方面能够清晰记录工作进度,而都不需要花费太多时间。于是我在eteams中把任务分成:今天到期、明天到期和即将到期三项。每天自己根据工作安排往任务中填充工作安排。为了方便任务管理,我还自己给任务备注了紧急程度和重要程度,配合eteams原有的任务颜色区分管理,让我对事情的轻重缓急一目了然,可以很便利地安排工作的先后顺序。

2.客户管理改良变案件管理

另外,由于律师工作的特殊性,需要每天跟不同的当事人和法官打交道。原来,我们所里是需要填一张excel表,来管理自己的联系记录。但是表与表之间信息孤立,而且查找费事,很让大伙头疼。于是,我们就把eteams的客户管理,改良做了案件管理

联系记录,我们也会在案件管理中记载。例如,xxx日,我就某问题给法官助理打电话,他是怎么答复我的;xxx日,发了一封律师函给到该公司。这样做不仅有迹可寻,还可以帮助自己梳理思路,了解自己接下来要做什么。而且,每一个案件进展到什么程度,相关负责人与参与人,包括所里的领导都会了解的一清二楚。

然后这些联系记录记载完成之后,也会跟某个任务关联。比如,我需要约见当事人面谈时,会把之前的案件联系记录关联过来,这样方便我回顾整个案件经过,也好为面谈做准备。而如果碰到负责该案件的律师有事外出时,接手的律师只要看一下联系记录,也可了解到案件全过程,很好的帮助到当事人。

3.建立文档知识库

我们律师事务所可以共享的文档,全部会放到公共文件夹中,这样一方面方便新人学习使用,另一方面也方便大家查找文档。

以往,我们想要一个法律文件,要么是上网百度要么是查找法律书籍,而现在,我们只要在文件夹中搜索即可,简单方便。

另外,我们每个人也会建立属于自己的个人知识文档库。我们会把自己所经手的案件相关资料全部存档在eteams中。这样,不久方便案件的相关资料集中管理,也方便了日后如果遇到相似案件,可以快速查到资料、解决问题。


4.日程统一管理

有了eteams之后,我们会把日程安排全部记录在日程模块上。这样,自己的工作安排清晰可见,如果忘了,手机也会发来提醒。

日程管理这个模块在我们公司是最受前台小妹妹的欢迎。如果有客户预约,她只要进入日程模块,找到对应的律师日程安排,就可以合理地预约到访时间,避免了时间冲突。

使用了eteams之后,大家的工作效率得到了显著提高,工作管理也变得井井有条。其实,有时候提高工作效率,并不一定需要投入很多的人力、物力,可能一款小小的办公软件就能做到。


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