如何提升开会效率?

作者: eteams2015-07-24 18:20

今天一小会,明天一大会,如今不少企业因开会多且效率低被员工所诟病。

从领导角度来说,会议必不可少,因为它不仅可以解决问题还能相应增强同事间的凝聚力和协作力。

但是,怎样组织会议,让其提升工作效率,而不是沦为时间杀手呢?

下面说到的这个案例,希望给你些启示。


我们是一家广告公司,需要经常要聚到一起头脑风暴,讨论提案内容。所以,每周我们都会有大大小小很多会议。但是,会议开多了之后,就会出现很多问题。

第一个遇到的问题就是,参会人员难以聚齐。

开会需要把各个部门的人都协调到一起,但是经常会出现这样一个尴尬的情况:设计组的同事调休、销售组的员工外出、策划组的同仁忙于手头上的事情迟到。于是会议要么推迟开始要么延期,甚至取消。

第二个问题是会议讨论容易跑偏。

可能在广告公司中或多或少都会存在这样的问题。因为每位员工都个性鲜明、思维活跃,在头脑风暴过程中很容易思维发散,而话题发散的结果就是时间浪费。

像之前我们讨论一款巧克力豆广告,大家想到了同质产品MM豆,然后话题跳到了该广告投放的综艺节目《奇葩说》,接着讨论到了节目主持人蔡康永,于是同性恋这个话题必被提起,最后。。。最后的最后是我们花了3个小时开会,结果2个小时都在做与话题本身无关的衍生。

第三个问题是会后互动较少、反馈更少。

很多情况下是会议结束了,话题讨论也就结束了。比如之前我们要帮客户想一句酷炫的slogan,结果我们在会上讨论出了5条,但总监觉得不理想还可以再吸引人一些,交代大家会后如果有好点子可以发到群里。结果是会议结束后,认真思考的人并不多,更别说反馈了。

司新引进一套云OA办公协作系统eteams后,开会效率变得画风突变了。

在软件系统购入之初,我就在思考,既然这款软件号称能够让办公变得高效起来,那善加利用,也应该可以解决开会效率问题。


| 流程确认,会议通知另辟蹊径 |

首先,开会人员难聚齐的原因很大程度上是因为会议通知淹没在众多邮件中被忽略了。

于是,我思考摒弃原来的邮件通知方式,改用另外一种会议通知方式——流程确认方式。

eteams的流程中有一个独特的确认功能。我只要填写一个会议通知单,勾选所有参会人员为审批人员,审批环节类型设置成为“确认”,然后点击提交即可。


这个时候,无论小伙伴们登录的是eteams的PC端还是移动端,都会收到流程通知。

小伙伴们收到流程通知后,只要做一个确认动作即可。当然,如果小伙伴有事参与不了,也可以在流程底下留言作出说明。

这个功能的妙处就在于会议发起人可以很直观地看到哪些同事没有查阅这个流程、哪些同事查阅了但没有做出动作,方便私聊再次告知。


这样,会议通知被忽略的问题完美被解决。


| 日程管理,会议参与变准时 |

当然,会议人员难聚齐还有个原因是会议时间选择有冲突。我发现这个可以用日程管理来解决。自从使用eteams之后,同事们会把外出、请假、开会、事项处理等内容都在日程上标记并公开出来,我只要在会议时间确定前去查阅一下大家的日程安排,就可以轻松敲定会议时间了。

另外,我还会在日程管理中创建一个“会议提醒”,把相关参与人都拖动这个会议日程下,设置成会议开始前5分钟自动提醒。这样,每次开会前,手机上会自动出现会议提醒,小伙伴们也因此变得准时了。



| 流程附件,会议议程提前告知 |

关于会议跑题这个问题一直另我比较头痛。我发现这很大一部分原因是因为开会之前没有确定讨论的主题和事项。因此,在发送会议通知流程时,我会在附件内附上要讨论的主题、PPT、客户相关资料,而大家看到这些资料后,可以在流程中留言提问,届时这些问题会一并放在会上讨论。

自从这种形式开展之后,会议效率得到了大大提升,因为毕竟大家节约的是自己的时间。


| 文档妙用,收集反馈讨论升温 |

“散会不追踪,开会一场空。”关于会后讨论少、反馈少的问题,一开始我也没有好的解决办法。还是总监想了个主意,他把每次的会议纪要放到eteams文档中,把所有参会人员都设置成参与人。

一开始,看得人很少。但是自从这个文档任务相关联,大家在执行工作过程中不得不参考会议纪要中的一些工作安排,而在回顾过程中大家会反思会上有没有讨论忽略的点。就这样,参与感被调动了起来,大家的会后反馈也积极了起来。

eteams的这些功能,帮我们解决了有关开会的一系列难题。当然,这只是eteams众多功能中的一项,我期待发现它的更多妙用,改善公司管理、协作上的一系列问题。



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