六个案例看泛微eteams自己是如何用一体化移动办公云平台协同工作的

作者: eteams2017-07-07 13:33

导语:无论多大规模的企业都会关心如何更高效的协同工作的问题——如何规划好自己的工作?如何协同工作?如何无缝对接?是企业正常运营甚至迅速发展的关键课题之一。近年来随着泛微做为OA行业第一股上市,公司快速拓展,如何在快速扩张中为每一位客户提供有优质的服务?如何在工作量急剧增加时有条不紊的安排好自己的工作、跨区域配合好团队的工作?如何在日常工作中建设沉淀企业文化?泛微eteams用六个案例揭秘自己是如何合理利用一体化移动办公云平台的。



从2001年成立至今,泛微16多年专注协同办公软件的产品研发与实施服务,全国100 多家机构,2400 多位同仁为覆盖85个细分行业,超过三万多家企业提供了协同管理软件的服务。因此泛微eteams团队的协同工作一般分为两类:


一类是小团队内部之间的协作

一类是团队与团队之间的跨区域合作



这两类协同工作也是大部分公司常常接触、想要更好解决问题的协作方式。利用泛微eteams做好协作,可以把产品的利用率分为三个段位:


第一个段位,利用eteams安排好自己的工作,比如说


自己负责哪些工作?

这些工作具体需要做什么?

最好做到什么效果?

哪些工作比较重要需要优先完成;



第二个段位,利用eteams做好团队协同工作,例如:


如何跨部门沟通协作?

如何打通团队内所有工作环节?

如何迅速反馈沟通?



第三个段位,利用eteams管理好各地机构的协同工作,例如:


如何跨区域合作?


如何快速了解工作内容方便交接?


如何让各区域工作中的成果自然沉淀成企业文?



而在泛微eteams团队协作所要达到的目的是:


上下级更透明化更扁平化的管理、提高跨部门跨区域沟通协调效率、增强内部工作流程、权限的管控、花更少的钱、打造更齐全实用的办公平台,为客户提供更优质及时的服务。


下面是一些泛微eteams有特色的沟通协作案例,小编总结出来供大家参考。


1


案例1
小编如何安排自己的工作


泛微eteams安排自己工作的方式有很多种,小编自己常常使用的是项目分解成具体任务,然后关联日程的方式,这是什么呢?


就是将某个阶段需要完成的主要工作建成项目,例如:「微信公众号接下来的运营计划」,然后规划好每项具体的工作,完善任务详情和完成时间和优先级,并分享给跟小编工作相关的人:


领导可以通过项目计划查看工作方向有没有问题


设计部通过项目计划查看有没有项目冲突,沟通协调自己的工作安排


销售部提前了解接下来的运营计划和活动形式,方便为客户提供更合适的方案



之后,确认计划暂时没有问题后就可以关联到自己的日程中去了,在之后的工作中,其他需要协作的人员可以通过查看小编的日志了解小编的日程安排,选择合适的时间沟通过协作。


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通过这样的工作安排方式让小编工作有计划有目标、避免沟通协作可能带来的时间冲突、工作冲突等问题。




2


案例2
市场运营部如何进行内部协作


市场运营部的内部协调方式就是项目协作+消息通知的形式,当需要所有市场部成员共同工作完成一个大的活动或者计划时:一般是建立一个项目。


例如:《感恩回馈暨有奖调研》的年终活动。


在这个项目中市场部经理将工作需要做的事情按事情发展的顺序分解成任务,安排好负责人和工作时间,市场部成员会在第一时间接到消息通知,在“未读事项”中可以看到自己在这个项目中的权责。


团队成员可以在“未读事项”提出自己的疑问、意见、补充,沟通清楚所有工作相关的问题。


沟通记录有形化,有相同疑问的记录就不用再次沟通领导,占用她的工作时间了。之后大家就可以按之前案例中说到的方法计划排期开始工作啦。



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因为市场部团队的小伙伴已经知道了自己和别人的权责,出现问题可以同样通过“反馈及评价”直接@这个任务的负责人,催进度、提意见、点个赞,对方的电脑和手机都可以在消息的“@我的新反馈”中收到及时回应,推进项目进程。


3


案例3
销售部如何利用移动办公打通所有部门



由于市场对云OA产品的需求不断增加,泛微eteams的客户量也是不断激增,销售部每天需要回复客户咨询的问题,为客户做功能演示,解决使用问题等等,工作非常多。


但是和很多公司一样,eteams的销售也需要经常出去工作,这时候利用eteams的移动办公特性,综合使用「知识文档」和「CRM」及「流程审批」工作流程化就可以保证及时不在公司也能打通所有部门壁垒,及时有效的解决客户问题。


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以eteams的销售部经理的工作为例:


销售经理接外出和客户洽谈时,可能出现时间拖延、工作请示、报销申请等需要上级领导、财务等批示的情况。利用泛微eteams的移动办公特性,可以直接注明原因使用收集发起审批流程,不用来销售来回跑。


在外和客户洽谈后,在路上就可以通过手机在「联系记录」中记录沟通客户的全部过程及客户的具体需求,进一步完善客户卡片,为之后给客户提供更有针对性的服务提供良好基础,也避免了一天洽谈多个客户,整理时时间成本高、容易混淆等问题出现。


在外和客户沟通时,聊到好的需求建议,立刻就可以分类反馈给产品技术部门;并在该客户卡片自定义的「需求和关注范围」做出标记,客户需求采纳更新后,及时通知客户,帮助老客户及时有效的利用泛微eteams附加的增值服务。



通过这样的方法增加客户粘性,满足客户要求,不断为客户提供附加增值服务,这也是泛微eteams服务态度广受客户认可的重要原因之一。


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案例4
产品部门如何进行跨区域沟通


好的产品从来都不是自嗨式的开发,而是不断满足客户需要,让产品更加使用于普通用户的使用习惯。因此,客户需要的搜集共享、客户使用反馈、新技术的共享学习甚至于技术问题的共同解决都需要进行跨部门跨区域的沟通协作。


泛微eteams的产品部主要使用eteams的「业务表单」功能来收集客户需要和客户反馈,利用「知识文档」功能来分享新技术与其他地区的技术共同讨论解决技术难题。


例如负责「考勤」版块的小哥,就直接通过业务表单建立一个「eteams 考勤客户需求收集表」面向所有能接触到客户的部门开放,分类收集客户需求,同样的方法持续的收集新功能的客户反馈信息,不断调整和完善「考勤」版块的使用体验。


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然后通过「知识文档」在相应的文件夹存放开发过程中产生的文档和资料,共享给其他地区的产品部门,减少同一功能开发投入的时间精力。同时,在学习和共享新技术的过程中可以在这个文档下的“反馈及评价”中提出疑问、新的思路、建议,记录有形化减少二次沟通成本,也方便员工之间迅速无障碍交接工作。


5


案例5
客服部如何进行跨部门协作


泛微eteams客服部的同事为了给客户提供一流的服务,不但要求自己的专业水平够高,和其他部门进行跨团队沟通协作的能力也要够强。例如客服妹妹就常遇到这样的工作场景:


需要配合市场部进行客户回访追踪活动效果并反馈


需要将客户需求反馈给产品部门


需要沟通技术部为客户解决使用中出现的问题等等工作



想要做好这些工作,只靠电话、短信、文档常常造成沟通效率低,沟通成本过高、容易混淆等问题,泛微eteams的客服部以「CRM」中的客户为协同工作的中心点,有计划的进行跨部门的沟通协作。


市场部做完活动后常常需要客服部配合回访收尾,以最常见的确认获奖者收货信息及活动建议意见为例,市场部将参与客户的名单共享给客服部,客服部认领自己的客户后可在参与活动的客户卡片中打上“活动标签”,每个客户回访完后,即可把沟通后记录在客户卡片上,并把客户共享给市场活动负责人,那么无须开会、无须多次交接沟通,客服和市场就能做到无缝对接。


接到客户针对产品提出的需求,在「业务表单」中找到对应的版块,例如客户希望“考勤可以自定义弹性考勤制度”客服妹妹只要在「eteams 考勤客户需求收集表」中记录,考勤版块产品负责人就可以收到通知了。


同样当客户在使用中出现问题,客服部员工只要记录沟通过程@技术部相关负责人就可以了,eteams会在第一时间通知对方,技术部通过记录及时解决客户问题。



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这是泛微eteams客服部能够不占用其他同事工作时间,用最小个沟通成本及时有效的解决客户问题的秘诀。


6


案例6
如何在工作中自然沉淀企业文化


最后提到企业文化建设,会议总结,员工思想小结、树立先进典范,方针、思想、文化宣传还有文化活动等等公司文化建设你们公司是怎么做的?


泛微eteams的企业文化没有花费大量时间和精力专门去整理,是全体团队成员在工作中自然沉淀的~


会议总结复盘,eteams统计自动统计出不同维度数据;


领导带头定时完成日报、周报月报等总结计划,eteams自动保存;


领导通过透视员工报告、任务等,提出意见和肯定,工作中自然让员工明白何为工作积极、何为工作主动、何为效率高的典范;


各部门在工作中产生的文档、图片成果包括公司现阶段的方针、思想、文化宣传等都存储在「知识文档」中自动存储在eteams,在工作的推进中不断更新完善,形成泛微eteams独特的积极向上的企业文化。



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这就是泛微eteams自己是如何用一体化移动办公云平台协同工作的一部分,不知道这样看似无形却有心的工作方式是否能会给您带来一些工作上的启发?欢迎各位留言投稿交流!



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