作为一名HR,招聘时我遇到很多麻烦事儿

作者: eteams2017-04-21 16:54

近几年总是听说就业压力大,找工作越来越难啦!奇怪的是很多公司也在抱怨招人难?大学生已经为即将带来的毕业季做准备了,你的公司做好迎接人才的准备了吗?作为公司的HR,你是不是也在招聘时,也会遇到很多麻烦事儿。

泛微eteams可爱的粉丝告诉小编,她做HR时遇到的麻烦事儿:


1、 大量招聘简历的管理,每个简历处于不同的招聘阶段,管理起来麻烦还容易出错。

2、 录用和不用录的沟通记录,夹杂着各部门领导的面试意见,分散凌乱,难以管理和查找。

3、沟通反馈时间过久,常常遇到大家都满意的人时,别人已经收到了offer。

4、有些刚刚毕业的学生虽然不适合投递岗位,但是面试官认为可以用作为其他部门的备选,但是之前的面试记录也很难查找。


每次看到一个工作的行业痛点,很多人都说我们需要调整工作流程,增强沟通意识,这些问题可能会得到解决。但就沟通而言,完成层层传达,并保证信息的正确性,并不是件容易的事。为此,小编咨询了泛微移动办公云OA(eteams)的资深HR小花,将她的工作方法整理成文档,帮遇到同样困扰的HR解决上面的所有问题,希望对大家有帮助,具体方法如下:


1
收集用人需求


各部门的用人需求,通常是通过各种渠道发给HR的,电话、QQ、微信,时间不定,一个不小心就会记错或者遗漏;很多时候第一次提出用人要求的同事,因为不懂需要提供哪些信息,常常需要HR再次沟通询问,非常麻烦。这里建议使用eteams的审批功能,将用人需求最终通过审批表定时统一的汇总到HR那里,简化办公程序,固定办公流程。


step1:HR通过【审批流程】将自己招聘所有需要的信息,自定义成一个《人才需求申请表》,之后可以作为以后工作的固定模板。


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step2:HR配置【固定审批流程】,将第一个节点定位直接领导,最后一个审批节点定为人事主管。


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step3:用人部门只要打开《人才需求申请表》按照表单内容填写完整提交就可以到达上级领导审批的环节,与上级沟通确认招聘岗位及人数,上级审批同意,HR可以及时接到审批提醒,看到用人需求和所有招聘需要信息。避免HR 因为招聘岗位和人数的跨部门沟通问题造成返工,更加科学方便。


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既解决用人需求提交混乱的问题又可以在第一时间清楚的了解到需要人才的具体要求和紧急程度,为以后的工作提供便利。


2
招聘管理


常规招聘渠道都是分为线上和线下两种,线上的各种招聘网站,线下的招聘会及校招。随着人才竞争压力的增加,朋友圈发送的H5, 公司内推的招聘形式也越来越多见,尤其是有些公司除了简历之外,还需要填写统一格式的招聘面试单,这些信息常常需要HR辛苦录入,建议使用【业务表单】功能,不管是朋友圈的H5, 公司内推、还是需要填写的表单,使用【业务表单】自定义出需要的表单,通过【外部分发】生成二维码或者链接,应聘者通过扫码填写完成后就可以直接汇总在HR 的表单中,更简单方便。


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解决了人工录入费时费力还容易出错的问题,这里建议将所有有意的应聘者信息通过导入功能直接导入表单中,表单的分字段筛选功能,更简单方便的选出适合进行下一步面试的人员,为HR的筛选工作“减负”。


3
面试管理


首先在【项目管理】里建立一个项目,可以命名为某某公司2017年招聘管理。例如:【泛微eteams2017年招聘管理(demo)】为例。


step1:项目负责人为HR经理,项目成员为部门负责人和HR助理,将面试前需要文档和面试后入职培训项目等相关内容关联起来,打通各工作环节。(如下图所示)


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step2:确认后直接切换到看板视图,可以根据自己的习惯更改视图模式,修改看板视图名称为【候选人】、【初试】、【复试】、【发送offer待回复】、【入职】、【转正】等阶段,搭建如下面试流程。


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下面以【2017年泛微eteams市场部文案策划岗位招聘】为例,告诉大家具体实施方法:


首先,根据用人申请表的具体岗位要求,将通过表单筛选得出的每个候选人在【候选人】栏里对应建一个任务,可将候选人的申请表、候选人简历等所有相关内容关联上去。任务负责人为部门负责人,参与人为HR。(如下图所示)


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HR和候选人沟通后,确定是否接受面试及面试时间,把任务时间调整为面试日期,任务负责人调整为面试官,同时也可以在日程中心建立对应的面试日程,方便面试官提前安排好工作时间(如下图所示)


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 初试结束后,面试官可以直接在任务中反馈面试情况,包括该面试者优势,劣势,复试或不复试原因等(也可以直接利用附件上传面试表格)。根据反馈信息:面试人员符合岗位需要,建议进入下一个环节时,可以将【吴雪华-市场-文案策划】这个任务拖拽到【复试】中、不合适此岗位但面试非常满意,则可将这个任务关联到【人才库】中备用、完全不适合的话,可以直接关闭任务,方便管理。(如下图所示)


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【复试】、及【发送offer待确认】及【入职】、【转正】使用同样的流程,从用人需求到招聘管理的所有工作就可以到此结束了。员工被录取后关联到HR经理负责的【新员工入职培训管理】项目中去,并关联上该职位提交的用人申请等相关信息就可以直接管理实现招聘流程的一体化。需要注意的是:由于在项目管理中,项目成员对项目中的所有任务都是可见,如果薪资谈判内容需要保密则不建议在任务中进行讨论。


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这种招聘管理方法有比较明显的优势:首先是不用另外购置一套管理软件,减少上班时同时兼顾两个办公系统的麻烦;其次就方法本身来说:减少了HR在招聘过程中因跨部门沟通、信息孤岛等问题浪费的时间和精力;所有简历在不同的招聘阶段,一目了然。简历面试过程中的记录完整,记录随简历永久保留,人员再次面试有案可寻,所有进度都有系统消息进行分类提醒,省时省力又快捷,防止因为走程序、反馈沟通浪费时间流失人才。


在eteams的帮助下,招聘管理从用人需要到人才筛选最后面试讨论录取的所有程序全部打通,招聘管理也就变得很轻松。其实,工作就是这样,找到方法,对症下药,效率自然能够提高!希望我们家小花贡献的工作方法对遇到同样问题的HR有帮助,如果您有更好的应用方法,来留言分享交流吧。



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