案例|在协会组织工作如何做到“谈钱不伤感情”

作者: eteams2017-12-15 11:17



会计师协会、健康管理协会、长跑协会、志愿者协会、物业管理协会、人才协会.......各种社团、协会、商会活跃在生活和工作的方方面面,但是由于协会人员松散、会员信息庞杂很难有序规范的进行管理。



很多时候甚至因为管理问题,影响会员体验,认为交的会费不值,提出质疑影响协会正常运营工作和声誉,自然“谈钱伤感情”。看看**省船务钓鱼协会(由于隐私不方便透露协会名字用“船务钓鱼协会”简称代替)是如何通过优化内部工作流程做到“谈钱不伤感情”的吧~


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现状1:活动组织乱、会员抱怨多,影响续费


不管是社团、协会还是商会常常需要举办一些有规模有影响的活动,来提高影响力和会员粘性,不断发展扩大规模。但是很多协会人员靠经验组织活动,缺乏标准有效的规范,难以保证活动效果,影响会员积极性。


沟通协作,经验传递:船务钓鱼协会通过「项目管理」,制定标准的、可复制的活动执行规范:调研-立项-策划-准备-执行-总结。各阶段负责人即时反馈,管理者通过各阶段反馈,对活动组织情况进行监督和指导保证活动效果,提升会员满意度。

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现状2:会员信息杂乱,易丢失、难查找


协会会员分散,类型又多种多样,管理会员信息时较为困难。如果采取纸质化存档管理,不易记录、查找且容易丢失。



会员的信息、所有的沟通联系过程全记录,方便查找:CRM不仅可以管理客户资源,对于各类协会来说,管理会员、外部的一些资源都非常易用。船务钓鱼协会把所有线上、线下加入的会员信息都集中到CRM库中,并可就会员的特殊属性字段进行自定义,比如会员的级别、会员的性格等。


当需要查找某类会员信息时,就可以很方便的通过客户库的筛选器,按照会员的属性信息进行筛选查找,或者直接通过会员的信息关键词进行全局搜索。



此外,会员的联系沟通过程如果很多,也可通过联系记录反馈的搜索功能进行历史记录的查找。


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现状3:协会材料多而杂,使用时难查找


协会材料多又杂,工作人员流动就可能造成协会材料丢失,组织人员在查找资料时不方便、难全面,直接影响了协会的正常运营。


有序录入,方便查找:船务钓鱼协会通过「知识文档」,将所有的协会材料(入会须知、政策文件、活动策划案等)分类录入,日常工作中及时进行版本更新和维护,设置灵活的新建、更改、查看等权限,做到容易管,保密性强,易查到、方便使用!






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现状4:信息传递无跟踪确认,影响执行效果


协会工作人员常常需要和合作方、专家、嘉宾等人员进行联系对接,一般都是使用电话、QQ、短信、邮件等沟通,难以跟踪确认。还可能因为信息屏蔽和时效期等原因,有不必要的扯皮;另外,对方反馈的问题,需要逐个解释,费时费力,影响执行效果。


以事为中心,无缝对接协作:船务钓鱼协会以需要沟通的工作任务为中心,例如:船务钓鱼协会组织钓鱼比赛。工作人员只要建立“爱钓鱼比赛”的「任务」,全部相关的合作方、专家等设置为“参与人”并关联相关资料文档,就可以直接在“评价”中进行一对一或者一对多的沟通,沟通记录全纪录,避免一个问题逐个解释,合作结束后及时离职处理,就可以保证信息不外泄。


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这些应用仅仅是社团、商会、协会工作较为典型的冰山一角,还有很多实用的工作场景:例如客户关联活动项目的费用审批、活动时的外勤签到、方便了解会员意见一键外发的调研表制作等等,都在等您自己体验尝试!


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