建筑工程行业成功转型,背后的精心准备

作者: eteams2017-11-30 10:53



建筑行业常涉及的工作流程有:合同联办流程、工程付款申请流程、工程决算流程、招标采购流程等。而在很多建筑类企业中,在推进执行这些流程过程中总是会存在一些流程处理进度慢、流程处理进度模糊、管理者流程处理对具体涉及的工程项目情况了解较少等现象,泛微eteams为建筑行业企业打造智能高效的流程管理方案。




泛微eteams为建筑工程行业提供全面的流程梳理:


通过搭建标准化的人行政人事类、财务类、工程&设计类、招标采购类等常用工作场景管理流程,帮助工程建筑企业实现无纸化移动办公,更好地解决人力资源管理、业务及付款管理工程结算竣工验收、招标采购等等工作中面临的流程管理混乱、沟通困难、办公成本高等问题,我们以下面四类建筑工程企业常见工作场景为例,提供对应的规范和优化管理流程方案。




行政人事类管理流程
移动云办公,提高工作效率



在建筑企业中,行政部门经常需要处理一些合同联办单,企业与合同对方公司签订的协议通过合同联办流程进行财务行政部门等审核及处理。通过eteams的流程管理方案,自动提醒经办人,并记录沟通交流过程,方便各流程处理人快速了解,随时随地沟通处理。


以建筑工程企业常见的《合同联办单》为例:传统的工作方式,没有规范的流程管理,没有统一的工作平台时,员工一个审批需要“跑遍”行政、法务和财务部门,会造成员工和管理层大量时间和精力浪费,一个领导出差就可能延误工作。


搭建标准化的行政人事类管理流程后:员工只要在「审批流程」中“提交审批”,点开《合同联办单》按照要求填写信息,流程就可以按照“预先固定好的审批节点”进入“审批流程”,自动提醒经办人处理流程。


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为《用印申请》、《请假申请》、《办公用品申购》、《员工转正/晋级申请》、《绩效考评》等等所有人事行政相关工作搭建规范的管理流程,让员工真正变“跑流程”为“走流程”,上级打开手机随时随地可以查看申请表及所有相关人员的沟通记录,协作无障碍,工作有效率。




财务类管理流程
关联相关事项,决策有依据



财务部门每天要处理大量的财务申请,需要财务行政部门进行审批及处理。通过eteams的审批流程的“更多及关联”,将付款申请涉及到的客户、合同文本、历史同类项目等都关联到流程中,为上级和财务部门工作人员决策提供依据。


以建筑工程企业常见的《付款申请》为例:传统的工作方式,员工打印出《付款申请》填些信息就可以直接找领导、找财务报销了,领导只能根据一张申请单了解申请金额、内容和计算依据。此类审批多的时候很难了解一个个消息询问,于是很多时候《付款申请》合不合理,批不批,批多少全靠领导的经验。


搭建标准化的财务类管理流程后:员工在提交《付款申请》时,关联费用产生的「任务」、「项目」及付款客户、同类历史审批,领导指导不必一个个询问就可以知道费用产生的原因、用处和可能达到的效果,统筹财务管理,决策有依据。需要时,可以一键完成“退回”、“加签”、“会签”等工作,提高决策力。


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同样,为《付款申请》、《业务申请》、《工程签证单》等所有财务相关工作搭建规范的管理流程,不但能减少无效沟通,提高回应审批速度,更是有效加强领导对企业的掌控力,提高决策力。



工程&设计类管理流程

快速上手,拒绝返工



建筑工程企业在工程&设计类工作场景中,有不少是有时间限制的,像很多公司要求工程竣工验收合格之日起三个月内完成《工程决算申请》流程提交所有结算资料。但是工程建筑企业同样存在人员流动,新员工在走公司流程时可能,因为不同规则和要求造成时间延误和返工。


以建筑工程企业常见的「工程决算」为例:多公司要求工程竣工验收合格之日起三个月内完成“工程决算申请”流程提交所有结算资料。但是工程建筑企业同样存在人员流动,新员工在走公司流程时可能,常常可能因为不知道公司规则没有准备齐全材料,信息填写不合格,造成工作延误,给自己和童年故事带来麻烦。


搭建标准化的工程&设计类管理流程管理流程时:利用「描述文字」控件将“结算资料的整理标准”放置在《工程决算申请表》中,员工提交申请时就可以看到相关注意和规则,按照要求上传相关文档、申请表、图片等要求信息,极大的减少了工作失误和返工等无效工作。


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同样,为《工程竣工验收联办单》、《项目工程付款申请表》、《材料调拨申请单》、《设计变更申请》等工程&设计类相关工作搭建规范的管理流程,加快员工了解流程节奏,减少各部门无效工作,规范每次流程审批。




招标采购类管理流程
打破部门壁垒,多部门无缝对接



招标采购类工作是建筑工程企业中比较重要且常用的工作场景,招标申请、招标会议、招标结果审批等等工作常常需要多个部门共同参与。通过eteams的「+构建应用」,将所有招标相关工作关联融合建立一个新的功能板块,方便多个部门。成员在统一的门户协同工作,快速响应。


以建筑工程企业常见的「招标工作」为例:常常需要《招标申请表》、《招标结果审批表》、《供应商考察评价表》等多个流程环节,不同岗位和部门的工作人员常常各自为政,工作进入下一个阶段时出现对接麻烦,协作困难的现象。


搭建标准化的招标采购类管理流程管理流程时:在「+构建应用」中按需搭建独立的应用来管理招标的流程等事务:包括意向合作商考察评价表的管理、招标及结果流程的管理、费用核算流程的管理、合同的管理等;将多个工作流融合到一个常用工作场景中,工作过程更清晰,工作协同更便利。


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同样,《材料采购申请》、《材料询价/比价》、《材料调拨申请单》、《材料/设备验收单》、《廉政合作协议书》等连续性、关联性的常用功能工作场景都可以利用「+构建应用」中按需搭建独立的应用来做流程管理,来打破部门壁垒,多部门无缝对接。



在“互联网+”和国家积极支持传统行业转型的大环境下,建筑工程行业急需通过移动云办公的工作方式,优化企业内部流程管理,通过更加规范的协作协作方式来促进制度落地,降低办公成本、杜绝无效工作,提高工作效率。泛微eteams为您提供了建筑工程行业基本工作场景的流程管理方案做参考,如果有更多工作场景的方案需要、更好的工作流程管理方式,欢迎留言讨论~


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